為解決鎮、村檔案收集整理工作量大面廣與檔案業務指導力量不足之間的突出矛盾，市檔案局在認真總結近年來新農村檔案規范化建設經驗的基礎上，在全市各縣（市）區探索建立 “兩集中兩巡查一抽查”工作機制，并取得初步成效。
這一工作機制的主要內容，“兩集中”是指在年度歸檔文件整理中，由縣（市）區檔案局組織鄉鎮，鄉鎮組織村（社區）分別開展集中整理立卷；“兩巡查”是指在集中整理立卷階段，由市檔案局對各縣（市）區的鄉鎮集中立卷點進行巡回檢查指導，由縣（市）區檔案局對各鄉鎮的村（社區）集中立卷點進行巡查指導；“一抽查”，就是在此基礎上，由市檔案局組織對全市鄉鎮、村（社區）案卷質量進行抽查。
目前，全市“兩集中兩巡查”工作已經結束，并將于年底前組織進行抽查。全市所有的鄉鎮（街道）100%參加了縣（市）區組織的歸檔文件集中整理，4252個行政村（社區）實現了歸檔文件集中整理，占總數的84.52%。這項新的工作機制，不僅提升了鄉鎮、村歸檔文件整理的規范化程度，也在集中整理過程中給大家創造了相互學習交流的機會，特別對新檔案人員順利完成整理立卷工作，提供了很大的幫助。