近年來，隨著出國留學、涉外業務往來等事務的日益增多，出生醫學證明檔案的利用率越來越高。為加強民生檔案信息資源管理，拓寬檔案工作服務領域，積極為群眾提供全方位服務，去年以來，市檔案局對我市嬰兒出生醫學證明檔案管理工作進行了調研摸底和指導服務。市屬各大醫院通過市檔案局印制的《濟南市出生醫學證明檔案情況調查表》，對出生醫學證明檔案形成部門，檔案內容、數量，保管條件、查閱方法以及保管利用中存在的主要問題等進行了反饋。市檔案局工作人員也分別到濟南市婦幼保健院、市第三人民醫院等處進行了現場調研和指導，查看了檔案整理和保管情況，與管理人員探討了檔案整理模式及下一步保管、利用的改進措施。調研結果顯示，所有醫院基本上都涉及到出生醫學證明檔案工作，有的數量較大，如市婦幼保健院一年新生兒有7000多人。計劃生育工作是一項基本國策，國家對嬰兒出生的控制和出生證明的管理有一套嚴格的程序，因此，嬰兒出生醫學證明檔案形成過程的控制措施比較到位，形成的檔案齊全、完整，內容和格式統一。但是，大部分醫院的出生醫學證明檔案都在門診部或婦產科等業務部門保管，沒有納入到綜合檔案室統一保管，保管條件和查閱利用都不符合規范化要求，特別是隨著全市每年6萬多新生嬰兒出生醫學證明檔案的產生，這一問題更加顯見。為此，市檔案局在指導調研過程中，要求有關醫院加強對這部分檔案的管理，將出生醫學證明檔案整理裝訂、編寫檢索工具后上交綜合檔案室統一管理，以確保醫學證明檔案的齊全完整和有效利用。